Politique de confidentialité

Urbamind est édité par Chiarello SRL, société de droit belge, BCE BE 1015.811.021, dont le siège est établi Rue Victor Baux 13/001, 6001 Charleroi (« Urbamind », « nous »). Urbamind agit comme responsable du traitement pour l'ensemble des traitements décrits ci-dessous, au sens du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Pour toute question ou demande relative à vos données personnelles : contact@urbamind.ai.

Cette politique distingue deux catégories de personnes concernées, dont les données sont traitées à des fins différentes : (A) les personnes utilisatrices du Service pour le compte d'un client professionnel, et (B) les personnes physiques et morales dont l'identité figure dans la base de données de permis d'urbanisme exploitée par le Service.

Données collectées : nom, adresse email professionnelle, organisation d'appartenance et rôle (propriétaire, administrateur, membre), au moment de la création du compte par invitation. Pour la facturation : email de facturation et identifiants d'abonnement Stripe (numéro de client et d'abonnement) ; aucune donnée de carte bancaire n'est stockée par Urbamind, celle-ci étant traitée directement par notre prestataire de paiement Stripe.

Finalités et bases légales :

• exécution du contrat d'abonnement (accès au Service, gestion du compte), art. 6.1.b RGPD ;
• facturation et respect des obligations comptables et fiscales, art. 6.1.c RGPD ;
• envoi des alertes que vous configurez (nouveaux permis correspondant à vos critères), art. 6.1.b RGPD ;
• sécurité du Service et prévention des usages frauduleux, art. 6.1.f RGPD (intérêt légitime).

Durée de conservation : pendant toute la durée du contrat, puis archivage des données de facturation pendant le délai légal de conservation des pièces comptables (10 ans en droit belge, art. III.86 du Code de droit économique). Les autres données de compte sont supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable après la fin du contrat, sur demande ou dans le cadre de nos procédures internes de nettoyage.

Suppression de compte : les comptes étant créés et gérés par Urbamind (inscription libre non disponible), aucune fonction de suppression autonome n'est proposée dans l'application. Pour demander la suppression de votre compte ou de celui d'un utilisateur de votre organisation, contactez-nous à contact@urbamind.ai : nous y donnons suite conformément à la présente politique et, le cas échéant, aux obligations légales de conservation mentionnées ci-dessus.

Le cœur du Service consiste à collecter, structurer et enrichir des informations publiques relatives aux permis d'urbanisme délivrés ou introduits en Belgique. Ces informations peuvent inclure des données à caractère personnel relatives à des demandeurs de permis (personnes physiques ou morales), des architectes et des entreprises liées.

Catégories de données : nom du demandeur ou de la société, numéro d'entreprise (BCE), nom de l'architecte, adresse du bien concerné par les travaux, nature et description des travaux, secteur d'activité (code NACE), et, lorsqu'ils sont mentionnés dans le dossier de permis rendu public, des éléments de contact (email, téléphone, adresse) extraits automatiquement de la description du permis à l'aide d'un modèle de langage.

Origine des données : registres et flux publics des autorités d'urbanisme des trois Régions belges (Bruxelles, Flandre, Wallonie), le cas échéant complétés par la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE/KBO), un registre public tenu par le SPF Économie. Aucune donnée n'est collectée directement auprès des personnes concernées elles-mêmes.

Finalité et base légale : mise à disposition de nos clients professionnels (entreprises de construction, d'énergie, promoteurs, etc.) d'un outil de veille et de qualification commerciale des projets de construction et rénovation. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) à valoriser des informations administratives publiques à des fins de prospection B2B, mis en balance avec les droits et libertés des personnes concernées : les données traitées sont limitées à ce qui figure dans les registres publics, aucune catégorie particulière de données (art. 9 RGPD) n'est traitée, et un droit d'opposition simple est garanti (voir ci-dessous).

Information des personnes concernées (art. 14 RGPD) : dans la mesure où ces données ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées et où leur volume rend impossible ou disproportionné un contact individuel systématique (des dizaines de milliers de permis), nous nous appuyons sur l'exemption prévue à l'article 14, § 5, b) du RGPD et assurons la transparence de ce traitement par la publication de la présente politique, consultable librement en ligne.

Durée de conservation : les données relatives aux permis d'urbanisme sont conservées pendant la durée nécessaire à leur pertinence commerciale (typiquement quelques années après la délivrance ou le rejet du permis), après quoi elles peuvent être archivées à des fins statistiques ou supprimées.

Vos droits si vous êtes concerné(e) : si votre nom ou celui de votre société apparaît dans notre base parce que vous avez introduit une demande de permis d'urbanisme, vous pouvez à tout moment nous demander l'accès, la rectification, l'effacement ou vous opposer à ce traitement, en écrivant à contact@urbamind.ai. Nous répondons à toute demande dans un délai maximal d'un mois.

Vos données sont hébergées et traitées par les prestataires suivants, agissant en qualité de sous-traitants ou, pour certains, de responsables conjoints limités à leur propre service :

Lorsqu'un transfert a lieu vers un pays hors Espace économique européen ne bénéficiant pas d'une décision d'adéquation, il est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers à des fins publicitaires.

L'accès aux données est restreint par authentification, cloisonnement des données par organisation (Row Level Security), chiffrement des communications (HTTPS) et contrôle des accès administratifs. Aucun système n'étant infaillible, nous nous engageons à notifier l'Autorité de protection des données et, le cas échéant, les personnes concernées, en cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour leurs droits et libertés, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

Le Service calcule un score indicatif de qualification commerciale (« lead score ») à partir de caractéristiques du permis (type de travaux, présence d'un architecte, secteur, etc.). Ce score est un outil d'aide à la priorisation commerciale à destination de nos clients professionnels ; il ne produit aucun effet juridique et n'affecte de façon significative aucune personne physique au sens de l'article 22 du RGPD.

Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• droit d'accès à ses données (art. 15) ;
• droit de rectification des données inexactes (art. 16) ;
• droit à l'effacement, dans les cas prévus par la loi (art. 17) ;
• droit à la limitation du traitement (art. 18) ;
• droit d'opposition, notamment pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime (art. 21) ;
• droit à la portabilité des données, lorsqu'applicable (art. 20).

Ces droits s'exercent en écrivant à contact@urbamind.ai, en précisant votre demande et, si nécessaire, un justificatif d'identité. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge :

Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
www.autoriteprotectiondonnees.be

Le fonctionnement des cookies et technologies similaires utilisés par le Service est décrit dans notre politique de cookies.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité pour refléter des évolutions légales, techniques ou fonctionnelles du Service. La date de dernière mise à jour figure en tête de page ; en cas de modification substantielle, les clients en seront informés par email.